Datenschutzhinweise

Fassung vom 29.08.2026 · Version 1.0

Vor der Veröffentlichung prüfen lassen. Die Angaben sind vollständig eingetragen. Der Text ist ein sorgfältig vorbereiteter Entwurf, aber keine Rechtsberatung — vor dem Produktivstart anwaltlich prüfen lassen und diesen Kasten anschließend löschen.

1. Verantwortlich für die Verarbeitung

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung für die in dieser Anwendung erfassten Daten ist der Betrieb, der die Anwendung einsetzt:

Raumstudio Pätzholz: Inhaber Michael Pätzholz
Karl-von-Drais-Straße 4, 78239 Rielasingen
Telefon 07731 16994-60 · info@raumstudio.com

Die technische Bereitstellung und Wartung der Anwendung erfolgt im Auftrag durch Norbert Toth-Gati Virtual Reality (siehe Abschnitt 8). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO liegt vor.

2. Welche Daten erfasst werden

Daten	Woher
Name des Mitarbeiters, Arbeitszeiten (Stundenzahl oder Von/Bis mit Pause), Unterschrift auf dem Bildschirm	Eingabe durch den Mitarbeiter
Name, Anschrift, E-Mail und Telefon des Auftraggebers, Objekt- oder Baustellenbezeichnung, Ansprechpartner vor Ort	Eingabe durch den Mitarbeiter aus den Auftragsunterlagen
Beschreibung der ausgeführten Arbeiten, verwendetes Material, Auftrags- und Rapportnummer	Eingabe durch den Mitarbeiter
Fotos der ausgeführten Arbeiten	Kamera des Endgeräts
Unterschrift des Auftraggebers, sofern dieser unterschreibt	Eingabe auf dem Bildschirm

Fotos sind auf die ausgeführten Arbeiten zu beschränken. Personen sollen nicht abgebildet werden.

3. Zweck und Rechtsgrundlage

Beschäftigte des Betriebs

Arbeitszeiten und Unterschrift dienen dem Nachweis der erbrachten Leistung und der Abrechnung gegenüber dem Auftraggeber. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG — die Verarbeitung ist für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich.

Eine Verhaltens- oder Leistungskontrolle findet nicht statt. Die Daten werden nicht zur Bewertung einzelner Beschäftigter ausgewertet.

Auftraggeber und deren Ansprechpartner

Kontakt- und Objektdaten dienen der Zuordnung des Rapports zum Auftrag sowie der Rechnungsstellung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), für die Dokumentation ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

4. Sprachliche Aufbereitung durch einen KI-Dienst

Die Anwendung kann die vom Mitarbeiter verfasste Notiz durch einen KI-Dienst in eine deutschsprachige Zusammenfassung überführen. Dabei gilt:

Übermittelt werden ausschließlich die Beschreibung der Arbeiten sowie Art der Arbeit, Stundenzahl und Materialbezeichnungen. Fotos, Unterschriften, Kundennamen und Anschriften werden nicht übertragen.
Dienstleister ist Microsoft (Azure OpenAI). Die Ressource ist in der Region Deutschland (Germany West Central) eingerichtet; die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
Die erzeugte Zusammenfassung ist ein Vorschlag. Sie wird dem Mitarbeiter angezeigt, ist frei bearbeitbar und wird erst nach seiner Freigabe Bestandteil des Rapports.
Ist die Funktion nicht aktiviert, verlässt kein Text den Server des Betriebs.

5. Speicherung und Löschung

Der fertige Rapport wird als PDF an den Betrieb übermittelt und dort abgelegt. Auf dem Server der Anwendung verbleibt er anschließend nur befristet in einem Zwischenspeicher („Versandbereich“) – er dient dem Nachweis des Versands, dem Schutz vor doppeltem Versand und der Wiederholung eines misslungenen Versands. Nach 30 Kalendertagen werden Rapportdaten, PDF und Fotos dort selbsttätig gelöscht. Die Anwendung führt kein Archiv.

Auf dem Endgerät werden ein nicht abgesendeter Entwurf sowie fertige, aber wegen fehlender Netzverbindung noch nicht übertragene Rapporte zwischengespeichert. Sie werden nach erfolgreicher Übertragung gelöscht.

Arbeitet der Betrieb mit Vorbereitung und Freigabe, liegt ein Rapport bereits vor dem Versand auf dem Server: die Betriebsleitung bereitet ihn mit den Auftragsdaten vor, der Mitarbeiter gibt ihn nach der Arbeit dort ab, die Betriebsleitung prüft ihn und versendet ihn. Ein solcher Entwurf enthält dieselben Angaben wie der spätere Rapport, einschließlich Fotos und Unterschrift. Er wird mit dem Versand gelöscht; bleibt er liegen, löscht ihn die Anwendung nach 14 Kalendertagen selbsttätig. Diese Arbeitsweise ist eine Einstellung des Betriebs; ist sie nicht eingeschaltet, entsteht kein solcher Zwischenstand.

Wegen der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten werden Rapporte für die Dauer der gesetzlichen Fristen aufbewahrt — Buchungsbelege acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre, jeweils ab Ablauf des Kalenderjahres der Entstehung (§ 147 AO). Diese Aufbewahrung erfolgt beim Betrieb, in dessen Postfach der Rapport als PDF eingeht; dort werden die Unterlagen nach Fristablauf gelöscht. Sie erfolgt nicht in der Anwendung.

Über den Versandbereich hinaus wird ein Protokoll über Eingang und Versand der Rapporte fortgeschrieben. Es enthält keine Rapportinhalte und wird nach zwölf Monaten gelöscht.

6. Empfänger

Der Rapport wird per E-Mail an den Betrieb versendet.
Auf ausdrückliche Auswahl im Einzelfall erhält der Auftraggeber eine Kopie an die von ihm angegebene E-Mail-Adresse.
Hosting und Mailversand erfolgen durch ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich GmbH, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, mit Rechenzentren in Deutschland.
Bei aktivierter KI-Funktion: Microsoft, im Umfang nach Abschnitt 4.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU beziehungsweise des EWR findet nicht statt.

7. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21). Ein Anspruch auf Löschung besteht nicht, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen; die Verarbeitung wird in diesen Fällen auf die Aufbewahrung beschränkt.

Wenden Sie sich dafür an den in Abschnitt 1 genannten Verantwortlichen.

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

8. Technischer Dienstleister

Norbert Toth-Gati Virtual Reality: Inhaber Norbert Toth-Gati
Josef-Bosch-Str. 12, 78315 Radolfzell am Bodensee
Telefon +49 176 488667051 · E-Mail info@ntgvirtualreality.de

Norbert Toth-Gati Virtual Reality stellt die Anwendung bereit und wartet sie als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Betriebs. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist geschlossen.

9. Impressum

Angaben nach § 5 Digitale-Dienste-Gesetz für den Betrieb dieser Anwendung:

Anbieter: Norbert Toth-Gati Virtual Reality, Inhaber Norbert Toth-Gati
Josef-Bosch-Str. 12, 78315 Radolfzell am Bodensee
Kontakt: Telefon +49 176 488667051 · E-Mail info@ntgvirtualreality.de
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE271241027 (gemäß § 27a UStG)
Verantwortlich für den Inhalt: Norbert Toth-Gati, Anschrift wie oben

10. Keine Analyse, keine Weitergabe zu Werbezwecken

Die Anwendung setzt keine Analyse- oder Trackingwerkzeuge ein und bindet keine Inhalte Dritter ein. Es werden ausschließlich technisch notwendige Daten auf dem Endgerät gespeichert, die für den Offline-Betrieb erforderlich sind; eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist dafür nicht erforderlich.

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